لماذا يشكو فريقك من التكاليف المادية؟

يمكن لتكاليف المواد أن تقلل من ميزانية الفريق بهدوء قبل أن يلاحظ أي شخص. قد تبدو الزيادة الطفيفة في أسعار الأخشاب أو الفولاذ أو التغليف أو الأجزاء غير ضارة في أمر شراء واحد. عبر مئات الطلبات، يصبح التأثير أكبر بكثير. لقد رأيت فرقًا تركز على ساعات العمل وأهداف المبيعات بينما تتعامل مع الإنفاق على المواد كتكلفة ثابتة. ويترك هذا النهج العديد من التسريبات مخفية: المخزون الزائد، والمشتريات المتسرعة، والسلع التالفة، والمواصفات غير الواضحة، وأسعار الموردين التي لم تتم مراجعتها منذ أشهر. تبدأ المراجعة العملية للتكلفة بعملية الشراء الكاملة، وليس فقط بالسعر المدرج في الفاتورة. 1. تتبع التكلفة الحقيقية لكل مادة، حيث يمثل سعر الشراء جزءًا واحدًا فقط من التكلفة. أقوم أيضًا بمراجعة: - رسوم التسليم - احتياجات التخزين - رسوم الاستيراد أو المناولة - نفايات القطع والتحضير - العناصر المعيبة أو التالفة - الحد الأدنى لكميات الطلب - تكاليف الإرجاع والاستبدال - الوقت المستغرق في فحص المخزون ونقله. المادة التي تبدو أرخص قد تخلق المزيد من النفايات أو تتطلب معالجة إضافية. قد يتقاضى مورد آخر سعرًا أعلى للوحدة ولكنه يقدم تغليفًا أفضل أو عيوبًا أقل أو كميات طلب أصغر. يمكن لجدول بيانات بسيط إظهار الفرق. سجل اسم المادة والمورد وسعر الوحدة وحجم الطلب وتكلفة التسليم والكمية القابلة للاستخدام ومعدل النفايات. وهذا يمنح الفريق تكلفة أوضح لكل عنصر قابل للاستخدام. 2. ابحث عن المواد التي تنتج نفايات متكررة لا تنتج النفايات دائمًا عن العمل المتهور. يمكن أن يأتي ذلك من سوء الحجم، أو القوالب القديمة، أو التغليف الضعيف، أو شراء مواد لا تتوافق مع عملية الإنتاج. ضع في اعتبارك ورشة عمل صغيرة للخزائن تشتري ألواحًا كبيرة من الخشب للطلبات المخصصة. إذا تم إعداد خطة القطع بعد الشراء، فقد تترك كل ورقة قطعًا غير قابلة للاستخدام خلفها. يمكن للفريق بعد ذلك شراء المزيد من الأوراق لمهمة لاحقة بينما تبقى القطع المتبقية في المخزن. يمكن للورشة تقليل هذا التسرب من خلال مراجعة خطة القطع قبل تقديم الطلب. يمكن تصنيف القطع المتبقية حسب الحجم وتخزينها بالقرب من منطقة القطع. وهذا لا يزيل جميع النفايات، ولكنه يمكن أن يجعل من السهل التعرف على المخزون غير المستخدم واستخدامه. أفضّل قياس الهدر حسب الوظيفة بدلاً من استخدام رقم متوسط ​​واحد للشركة بأكملها. غالبًا ما تؤدي المنتجات المختلفة إلى نتائج مختلفة جدًا. 3. فصل المشتريات العادية عن المشتريات العاجلة غالبًا ما يحمل الشراء العاجل سعرًا أعلى. قد يقبل الفريق المورد الأول المتاح لأن المشروع ينتظر بالفعل الجزء المفقود. ألقي نظرة على الأسباب الكامنة وراء هذه الطلبات: - تقديرات الطلب الضعيفة - تغييرات التصميم المتأخرة - إحصاء المخزون غير الصحيح - تأخيرات الموردين - المواد التالفة - الطلبات المقدمة دون موافقة الهدف ليس منع كل عملية شراء عاجلة. هناك حاجة إلى بعض الطلبات العاجلة لحماية خدمة العملاء. الهدف هو تحديد الأنماط. إذا تم شراء نفس الجزء بشكل عاجل كل شهر، فقد يحتاج الفريق إلى مخزون احتياطي صغير أو نقطة إعادة طلب أفضل. يمكن لنظام إعادة الطلب الأساسي استخدام ثلاثة أرقام: - متوسط ​​الاستخدام الأسبوعي - وقت تسليم المورد - مبلغ أمان معقول يجب أن تعكس الأرقام الاستخدام الفعلي. يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بكمية كبيرة من المخزون إلى خلق مشكلة أخرى، خاصة بالنسبة للمواد التي تنتهي صلاحيتها أو تصدأ أو تفقد جودتها أو تصبح قديمة. 4. قم بمراجعة شروط المورد، وليس فقط أسعار الموردين، غالبًا ما تركز مناقشات الموردين على سعر الوحدة. أقوم أيضًا بمقارنة شروط الدفع وجداول التسليم ومعدلات الجودة والتعبئة ومرونة الطلب ووقت الاستجابة. قد يؤدي المورد الذي يقدم كميات مختلطة إلى تقليل ضغط التخزين. قد يؤدي المورد ذو الجودة المتسقة إلى تقليل أعمال الاستبدال. تؤثر هذه النقاط على الميزانية حتى عندما يكون السعر المدرج مشابهًا. إنشاء سجل الموردين بالبيانات الشهرية. تضمين: - المبلغ الإجمالي الذي تم شراؤه - متوسط ​​وقت التسليم - عدد العناصر التالفة - عدد عمليات التسليم المتأخرة - تغيرات الأسعار - حالات الإرجاع أو الاستبدال يمنح هذا السجل الفريق أساسًا أقوى لمحادثات الموردين. كما أنه يقلل من الاعتماد على الذاكرة الشخصية أو الآراء غير الرسمية. 5. ضع قواعد مادية يمكن للفريق اتباعها تصبح إدارة ميزانية المواد أسهل عندما تكون القواعد بسيطة. أقترح تحديد: - المواد المعتمدة لكل منتج - الموردين المعتمدين - حدود الإنفاق لأحجام الطلبات المختلفة - عملية مراجعة للبدائل - تواريخ جرد المخزون - الشخص المسؤول عن التحقق من الفروقات يجب أن تدعم القواعد العمل اليومي، وليس إبطائه. إذا استغرقت الموافقة وقتًا طويلاً، يجوز للموظفين تقديم طلبات صغيرة منفصلة أو اختيار مورد دون التحقق من الشروط المتفق عليها. اجعل العملية قصيرة. قد يكون نموذج الطلب الواضح والمراجعة الأسبوعية للمخزون أكثر فائدة من وثيقة سياسة طويلة لا يفتحها أحد. 6. قارن الميزانية بالاستخدام الفعلي يمكن أن تبدو الميزانية دقيقة في بداية الشهر ولكنها لا تزال تتجاهل السبب الحقيقي للإنفاق الزائد. أقارن استخدام المواد المخطط له مع الاستخدام الفعلي حسب المشروع أو المنتج أو الفريق. قد يأتي الاختلاف من: - تغيير في تصميم المنتج - إعادة صياغة أكثر من المتوقع - مشكلة في جودة المورد - قياسات غير صحيحة - حركة مخزون غير مسجلة - تغيرات العميل بعد بدء الإنتاج يجب أن تسأل المراجعة عما حدث، وليس البحث عن شخص ما لإلقاء اللوم عليه. عندما يتوقع الموظفون العقاب على كل تباين، فقد يخفون الأخطاء الصغيرة. تساعد السجلات الواضحة الفريق على حل العملية بدلاً من التستر على الأعراض. عادة ما تستنزف تكاليف المواد الميزانية من خلال العديد من القرارات الصغيرة. قد لا يهم خسارة بضعة سنتات على عنصر واحد. وتكرار ذلك عبر كل طلب، يمكن أن يؤثر على التدفق النقدي، وهوامش المشروع، وخيارات الشراء. أبدأ بخط إنتاج واحد أو مجموعة واحدة من المواد. أقوم بقياس التكلفة القابلة للاستخدام، والهدر، والطلبات العاجلة، وأداء الموردين لعدة دورات شراء. ثم أقوم بضبط العملية بناءً على البيانات. لا يحتاج الفريق إلى خفض كل النفقات المادية. يجب أن تفهم أين تذهب الأموال من العملية واختيار التغييرات التي تحمي الجودة والتسليم والعمل اليومي.

يمكن أن ترتفع تكاليف المواد حتى عندما يبدو سعر السوق مستقرًا. لقد رأيت هذا يربك فرق الشراء والمقاولين والمصنعين الصغار. قد يعرض المورد نفس المنتج بسعر أعلى، إلا أن التغيير قد يأتي من أكثر من المادة نفسها. السبب الحقيقي غالبا ما يكمن داخل عملية الشراء. قد تأتي زيادة الأسعار من مواصفات المنتج أو الشحن أو حجم الطلب أو النفايات أو التخزين أو عرض الأسعار الذي لم يعد صالحًا. عندما أقوم بمراجعة ميزانية المواد المرتفعة، فإنني لا أنظر إلى سعر الوحدة وحده. أتتبع المسار الكامل من عرض أسعار المورد إلى المنتج النهائي. أحد الأسباب الشائعة هو تغيير المواصفات. قد يبدو طلب الفولاذ متشابهًا على الورق، لكن متطلبات الدرجة أو السُمك أو الطلاء أو التشطيب أو الاختبار يمكن أن تغير السعر. تظهر نفس المشكلة مع الخشب والبلاستيك والزجاج والنسيج ومواد التعبئة والتغليف. قد يطلب الفريق درجة أقوى أو تسامحًا أكثر صرامة دون ملاحظة أن الطلب يؤدي إلى تكلفة أعلى. أوصي بمقارنة أوامر الشراء القديمة والجديدة سطرًا بسطر: - درجة المادة - الحجم والسمك - المعالجة السطحية - التسامح - الاختبار أو الشهادة - طريقة التغليف - الحد الأدنى لكمية الطلب - شروط التسليم يمكن أن يؤثر تغيير بسيط في المواصفات على عرض الأسعار بأكمله. الشحن هو تكلفة أخرى غالبًا ما تختبئ خلف سعر المادة. يجوز للمورد إبقاء سعر الوحدة قريبًا من عرض الأسعار السابق مع رفع رسوم التسليم. تكاليف الوقود، وتغييرات المسار، والشحنات الجزئية، ومواقع التسليم عن بعد يمكن أن تؤثر جميعها على المبلغ النهائي. لقد قمت ذات مرة بمراجعة حالة نموذجية تتعلق بمصنع معدني صغير. ارتفع سعر الفولاذ بمقدار بضعة سنتات فقط للرطل الواحد، لكن الشركة كانت تتلقى المزيد من التسليمات الجزئية. تحمل كل شحنة رسوم شحن منفصلة. أصبحت التكلفة الإجمالية للأرض أعلى بكثير من سعر المواد المدرجة. ولهذا السبب أستخدم التكلفة الإجمالية بدلاً من سعر الوحدة عند مقارنة الموردين: **التكلفة الإجمالية = سعر المادة + الشحن + المناولة + التخزين + الرسوم أو الرسوم ** قد لا ينتج عن أقل سعر للوحدة أقل تكلفة نهائية. حجم الطلب يشكل أيضًا السعر. يمكن أن يحمل الطلب الصغير رسوم الإعداد ورسوم القطع ورسوم التغليف وتكاليف التسليم الخاصة. قد يؤدي الطلب الكبير إلى خفض سعر الوحدة، ولكن المخزون الزائد يمكن أن يؤدي إلى تكاليف تخزين وضغط التدفق النقدي. أبحث عن حجم الطلب الذي يتوافق مع احتياجات الإنتاج الفعلية. إن شراء المزيد من المواد يكون منطقيًا فقط عندما تكون المدخرات أكبر من تكلفة تخزينها ومعالجتها وحمايتها. النفايات تخلق زيادة هادئة أخرى. إذا كانت الورقة أو اللفة أو اللوحة أو الشريط لا تتطابق مع تخطيط الإنتاج، فقد يصبح جزء منها خردة. لا يزال من الممكن أن يكلف المورد ذو السعر الأقل تكلفة أكبر إذا كانت المادة تنتج المزيد من النفايات أثناء القطع أو التشكيل. مراجعة بسيطة للنفايات يمكن أن تساعد: 1. قم بتسجيل الكمية المشتراة. 2. تسجيل الكمية المستخدمة في المنتجات النهائية. 3. قياس الخردة المتبقية بعد الإنتاج. 4. فصل النفايات القابلة للاستخدام عن النفايات الحقيقية. 5. قارن تكلفة المواد لكل وحدة جاهزة. على سبيل المثال، قد تكلف الورقة الرخيصة التي تنتج خردة بنسبة 15% أكثر من الورقة الأعلى سعرًا والتي تنتج خردة بنسبة 7%. المقارنة الصحيحة ليست سعر الورقة. إنها التكلفة المادية لكل منتج مكتمل. يمكن أن تؤدي مشاكل المخزون إلى ارتفاع التكاليف أيضًا. قد تتضرر المواد بسبب الرطوبة أو الحرارة أو سوء التراص أو التخزين لفترة طويلة. يمكن أن تصبح بعض المنتجات قديمة عندما تتغير تصميمات العملاء. ويتطلب البعض الآخر معالجة خاصة تضيف عمالة إلى كل طلب. أطرح ثلاثة أسئلة عملية: - ما هي كمية المواد غير المستخدمة؟ - كم تم إتلاف أو شطب؟ - كم مرة يشتري الفريق المواد الموجودة لديه بالفعل؟ يمكن أن يكشف عدد المخزون الأساسي عن التكاليف التي لا تظهر أبدًا في فاتورة المورد. توقيت الاقتباس مهم. قد تتغير أسعار المواد الخام بين تاريخ عرض الأسعار وتاريخ الشحن. بعض الموردين يحتفظون بالسعر لفترة محددة. وتشمل عروض الأسعار الأخرى شروط التعديل المرتبطة بتحركات السوق أو الشحن أو تغيرات العملة. عندما أطلب عرض أسعار، أطلب من المورد أن يذكر: - فترة صلاحية عرض الأسعار - تاريخ الشحن المتوقع - شروط تعديل السعر - شروط الشحن - قواعد الحد الأدنى للطلب - شروط الدفع وهذا يجعل من السهل تتبع ومناقشة تغيرات الأسعار. يمكن أن تؤثر تغييرات المورد أيضًا على التكلفة الإجمالية. قد يقدم المورد الجديد سعرًا أقل ولكنه يستخدم عبوات مختلفة أو تسليمًا أبطأ أو حجمًا أقل اتساقًا. يمكن أن تؤدي هذه الاختلافات إلى أعمال فحص إضافية وتأخيرات في الإنتاج وإعادة العمل. أقيس تكلفة المورد من خلال أكثر من الفاتورة. أقوم أيضًا بتتبع دقة التسليم ومعدلات العيوب ووقت الاستجابة وجودة التغليف وعدد المواد المرفوضة. قد يؤدي المورد الذي يوفر المال على الورق إلى زيادة تكاليف الإنتاج في مكان آخر. عملية المراجعة المفضلة لدي بسيطة. أقوم بجمع سجلات الشراء لمدة ثلاثة إلى ستة أشهر، وأقوم بتجميع الإنفاق حسب المواد، ومقارنة السعر المعروض مع تكلفة التسليم، وتحديد أكبر التغييرات. ثم أتحقق من المواصفات والشحن والنفايات والمخزون وأداء الموردين. يستبدل هذا النهج التخمين بالأدلة. نادراً ما ترتفع تكاليف المواد لسبب واحد. قد تبدأ الزيادة من السوق، لكن التأثير النهائي غالبًا ما يأتي من كيفية تحديد المادة وطلبها وتسليمها وتخزينها واستخدامها. وعندما أفصل بين هذه العوامل، أستطيع إيجاد طرق عملية للتحكم في الإنفاق دون خفض جودة المنتج أو خلق مخاطر إنتاجية جديدة.

تكاليف المواد يمكن أن ترتفع بهدوء. يضيف المورد رسوم توصيل صغيرة، ويقبل المشتري سعر وحدة أعلى، ويصبح الطلب العاجل جزءًا من عملية الشراء العادية. قد تبدو كل تهمة بسيطة في حد ذاتها. من خلال مئات الطلبات، يمكن أن يؤدي المجموع إلى الضغط على هوامش المشروع. لقد رأيت فرقًا تركز على التفاوض على سعر أقل بينما تفتقد صورة التكلفة الأوسع. سعر الوحدة مهم، ولكنه جزء واحد فقط مما تدفعه الشركة. ### انظر إلى ما هو أبعد من سعر الوحدة قد يتضمن عرض أسعار المواد ما يلي: - سعر الوحدة - رسوم التسليم - رسوم القطع أو المناولة - الحد الأدنى لكميات الطلب - تكاليف التخزين - شروط الدفع - رسوم الطلب المستعجل - النفايات الناتجة عن الأحجام غير الصحيحة أو الجودة الرديئة قد لا يقدم المورد الذي يقدم سعرًا أقل لكل ورقة أقل تكلفة إجمالية إذا كان الطلب يتضمن رسوم شحن عالية أو يخلق المزيد من النفايات. أوصي بمقارنة التكلفة الكاملة لكل طلب. يمكن أن يتضمن جدول البيانات البسيط السعر المعروض والشحن ورسوم المعالجة والمواد المرفوضة والوقت المستغرق في التعامل مع الطلب. ### التحقق من آخر اثني عشر شهرًا من عمليات الشراء تقوم العديد من الفرق بمراجعة عرض أسعار واحد في كل مرة. وهذا النهج يجعل من الصعب رؤية تغيرات الأسعار. أفضل مراجعة سجلات الشراء على مدى فترة أطول. ابحث عن: - الموردين الذين لديهم زيادات متكررة في الأسعار - المواد المطلوبة بكميات صغيرة - عمليات الشراء المكررة من أقسام مختلفة - الطلبات السريعة المتكررة - المخزون غير المستخدم الموجود في المخازن - المواد التي يتم إرجاعها أو استبدالها غالبًا اكتشف أحد متاجر التصنيع الصغيرة أن إنفاقه على المواد كان موزعًا على ستة موردين. ولم يكن لدى المتجر سجل شراء واضح لمنتجات الصلب المماثلة. فرض أحد الموردين سعرًا أقل للوحدة، بينما عرض آخر شروط تسليم أفضل. بعد أن قام الفريق بمقارنة تكلفة الطلب بالكامل، قام بنقل المشتريات الشائعة إلى عدد أقل من الطلبات المخطط لها. التغيير لم يعتمد على خصم كبير. لقد جاء من رؤية أفضل. ### مقارنة الموردين باستخدام نفس التفاصيل المقارنة العادلة تحتاج إلى نفس المواصفات. اطلب من كل مورد أن يقتبس نفس ما يلي: - الدرجة أو نوع المادة - الحجم والسمك - الكمية - تاريخ التسليم المطلوب - احتياجات القطع أو التشطيب - متطلبات التعبئة والتغليف - شروط الدفع لا ينبغي مقارنة عرض أسعار المواد القياسية مباشرة مع عرض أسعار يتضمن قطعًا مخصصًا. قد يخدم العرضان احتياجات مختلفة. وأسأل أيضًا الموردين عن المدة التي يظل فيها السعر المعروض صالحًا. أسعار المواد يمكن أن تتغير، لذا يجب تسجيل التاريخ والشروط مع عرض الأسعار. ### فصل الطلبات المخططة عن الطلبات العاجلة غالبًا ما تكون تكلفة الشراء العاجل أكثر. قد يؤدي ذلك إلى التسليم السريع، واختيار محدود للموردين، والموافقة السريعة. يمكن للفريق تقليل هذا الضغط عن طريق ربط سجلات الشراء بالجدول الزمني للمشروع. عندما يعرف المديرون المواد التي ستكون مطلوبة ومتى ستكون هناك حاجة إليها، يكون لدى المشترين المزيد من الوقت لمقارنة الخيارات. قد تبدو العملية الأساسية كما يلي: 1. قم بمراجعة احتياجات المشروع القادمة كل أسبوع. 2. وضع علامة على المواد ذات فترات زمنية طويلة. 3. تحقق من المخزون الحالي قبل تقديم الطلب. 4. اطلب عروض الأسعار مبكرًا لعمليات الشراء الكبيرة. 5. قم بتسجيل السعر المتفق عليه وشروط التسليم. 6. قم بمراجعة أي طلب مستعجل بعد التسليم. ليس المقصود من المراجعة إلقاء اللوم على الشخص الذي قدم الطلب. يجب أن يوضح سبب حدوث عملية الشراء العاجلة وما إذا كان تغيير التخطيط يمكن أن يمنع تكرار ذلك. ### قياس النفايات، وليس فقط سعر الشراء يمكن إخفاء نفايات المواد داخل تكاليف الإنتاج. إذا اشترى الفريق حجمًا خاطئًا، أو استلم بضائع تالفة، أو قطع المواد بشكل سيئ، فقد تحتاج الشركة إلى شراء المزيد من المخزون. المسار: - المواد المستلمة - المواد المستخدمة - المواد المعادة إلى المخزون - المواد المهملة - سبب الهدر قد يدفع المقاول مبلغًا أقل مقابل حزمة أكبر ولكنه يخسر المال إذا لم يكن من الممكن استخدام المواد المتبقية في مشروع آخر. قد يؤدي الطلب الأصغر إلى إنشاء سعر وحدة أعلى وتقليل النفايات. يعتمد الاختيار الصحيح على الاستخدام ومساحة التخزين والطلب المستقبلي. ### تحديد عملية موافقة واضحة تحتاج كل شركة إلى عملية شراء تناسب حجمها. قد يحتاج الفريق الصغير فقط إلى سجل مشترك ومستوى موافقة واحد. قد تحتاج عملية أكبر إلى موافقة منفصلة للطلبات الروتينية والعالية القيمة والعاجلة. يجب أن تجيب العملية على بعض الأسئلة العملية: - من يمكنه طلب المواد؟ - من يتحقق من المخزون الحالي؟ - من يقارن عروض أسعار الموردين؟ - من يوافق على تغييرات الأسعار؟ - أين يتم تخزين سجلات الشراء؟ - من يتحقق من التسليم مقابل الطلب؟ تقلل العملية الواضحة من عمليات الشراء المتكررة وتجعل مناقشات الموردين أسهل. عندما أتمكن من عرض سجل الطلبات، ومشكلات التسليم، وتغيرات الأسعار في مكان واحد، تصبح المحادثة مبنية على السجلات بدلاً من الذاكرة. ### اسأل الموردين عن الخيارات المفيدة قد يتمكن المورد من اقتراح جدول تسليم مختلف، أو حجم العبوة، أو مواصفات مماثلة. ويجب فحص هذه الخيارات من قبل الشخص المسؤول عن الجودة والسلامة قبل قبول أي تغيير. تتضمن الأسئلة المفيدة ما يلي: - هل يمكن تجميع الطلبات دون التأثير على الجدول الزمني للمشروع؟ - هل هناك أحجام مختلفة للعبوات؟ - هل يمكن للأطوال القياسية أن تقلل من مخلفات القطع؟ - هل هناك نافذة تسليم أقل تكلفة؟ - هل هناك مواد معادلة مطابقة للمواصفات المطلوبة؟ - ما هي الرسوم المطبقة على الطلبات الصغيرة أو العاجلة؟ الهدف ليس دفع كل مورد للحصول على أقل عدد ممكن. يمكن أن تؤدي العلاقة المستقرة مع الموردين أيضًا إلى تقليل التأخير ومشاكل الجودة. يجب الحكم على التكلفة جنبًا إلى جنب مع أداء التسليم واتساق المواد. قد يدفع الفريق مبالغ زائدة عندما يكون لديه سجلات شراء محدودة، أو طلبات سريعة متكررة، أو مخزون غير مستخدم، أو اختلافات كبيرة بين عروض أسعار الموردين. تبدأ الإجابة عادةً ببيانات أفضل ومقارنات متسقة وعملية شراء تتوافق مع الطريقة التي تعمل بها الشركة. سأبدأ بالاثني عشر شهرًا الأخيرة من الطلبات، وأحسب التكلفة الكاملة للمواد الشائعة، وأراجع النتائج مع الأشخاص الذين يطلبون هذه المواد ويشترونها ويستلمونها ويستخدمونها. يمكن لهذه العملية أن تكشف أين يتم فقدان الأموال والتغييرات العملية بالنسبة للفريق.

تكاليف المواد يمكن أن ترتفع بهدوء. قد يواصل الفريق عمله بينما تتزايد الهدر من خلال الطلب الزائد، والتخفيضات غير المستخدمة، والمشتريات المتسرعة، والتغييرات الصغيرة في مواصفات المنتج. إن خفض التكاليف لا يعني بالضرورة مطالبة الأشخاص بالعمل بمواد رديئة أو انتظار كل موافقة. أركز على عملية الشراء قبل أن أقوم بتقليل معايير المواد. ويساعد ذلك في حماية الجودة وخطط التسليم ووقت الفريق. الخطوة 1: التحقق من اتجاه ميزانية المواد أبدأ بسجلات الشراء الأخيرة وقم بتجميعها في مناطق بسيطة: - المواد الأساسية - التعبئة والتغليف - المواد الاستهلاكية - الشحن والمناولة - المخزون التالف أو غير المستخدم - الطلبات السريعة - تغيرات أسعار الموردين يمكن أن يؤدي انخفاض سعر الوحدة إلى إخفاء تكاليف إضافية. قد تكون تكلفة المادة أقل لكل صندوق ولكنها تنتج المزيد من النفايات، أو تحتاج إلى معالجة إضافية، أو تصل في شحنات أصغر. أقوم أيضًا بمقارنة الاستخدام المخطط له مع الاستخدام الفعلي. إذا طلب فريق 1000 وحدة ولكنه استخدم 760 وحدة، فإن الـ 240 وحدة المتبقية تحتاج إلى سبب واضح. قد يدعم المخزون العمل المستقبلي، أو قد يظل على الرف حتى يصبح قديمًا أو تالفًا. الخطوة 2: تحديد مواصفات واضحة للمادة غالبًا ما تدفع الفرق مبلغًا أكبر عندما يطلب كل شخص إصدارًا مختلفًا قليلاً من نفس العنصر. أقوم بإنشاء مواصفات قصيرة تغطي: - الحجم - الدرجة أو القوة - النهاية - اللون - التسامح - حجم العبوة - البدائل المعتمدة - فحوصات الجودة لا يلزم أن تكون هذه الوثيقة طويلة. يمكن أن يؤدي الدليل الواضح المكون من صفحة واحدة إلى تقليل الأسئلة المتكررة ومساعدة المشترين على مقارنة الموردين بشكل عادل. أتجنب خفض المتطلبات التي تحمي السلامة أو الوظيفة أو جودة المنتج. والسؤال الأفضل هو: ما هي الميزات التي تحتاجها الوظيفة، وما هي الميزات التي تمت إضافتها من العادة؟ الخطوة 3: تقليل الهدر قبل تغيير الموردين غالبًا ما تبدأ الهدر داخل سير العمل. أقوم بمراجعة كيفية تخزين المواد وقطعها ونقلها واستخدامها. تشمل المصادر الشائعة ما يلي: - خطط القطع التي تترك مخلفات كبيرة - العبوات المفتوحة غير المغلقة - المواد المخزنة في المكان الخطأ - الملصقات التي يصعب قراءتها - الوحدات الإضافية المطلوبة للطلب غير المؤكد - العناصر التالفة الناجمة عن سوء التعامل يمكن لخطة القطع البسيطة أن تحدث فرقًا عمليًا. على سبيل المثال، يمكن لورشة العمل التي تستخدم ألواحًا بطول 2 متر تقليل القطع المتبقية من خلال تجميع القطع المتشابهة معًا. لا يحتاج الفريق إلى العمل بشكل أسرع. إنها تحتاج إلى خطة أفضل قبل بدء الإنتاج. تساعد التغييرات الصغيرة في التخزين أيضًا. يمكن أن تؤدي التسميات الواضحة ومواقع التخزين الثابتة وعدد المخزون الأساسي إلى منع الأشخاص من طلب العناصر المتوفرة بالفعل. الخطوة 4: مراجعة أحجام الطلبات يمكن أن تؤدي الطلبات الكبيرة إلى خفض سعر الوحدة، ولكنها تؤدي أيضًا إلى تقييد الأموال النقدية وتخلق ضغطًا على التخزين. قد تكلف الطلبات الصغيرة أكثر لكل وحدة ولكنها تقلل المخزون غير المستخدم. أقارن بين ثلاثة أرقام: 1. سعر الوحدة 2. تكلفة التخزين والمناولة 3. الاستخدام المتوقع قبل أن تتغير المادة أو تنتهي صلاحيتها أو تصبح قديمة. المثال يجعل الاختيار أسهل. يجوز للمورد أن يقدم 1000 وحدة بسعر 2 دولار لكل منها أو 300 وحدة بسعر 2.20 دولار لكل منها. الطلب الأكبر يبدو أرخص حسب سعر الوحدة. إذا كان الفريق يستخدم 400 وحدة فقط ويقوم بتخزين الباقي لفترة طويلة، فقد لا يؤدي انخفاض السعر إلى انخفاض التكلفة الإجمالية. أختار حجم الطلب الذي يتوافق مع خطة العمل، وليس فقط جدول الخصم الخاص بالمورد. الخطوة 5: اسأل الموردين عن الخيارات المفيدة أنا لا أسأل فقط: "هل يمكنك خفض السعر؟" قد يؤدي هذا السؤال إلى خصم صغير وقليل من الأشياء الأخرى. أسأل الموردين عن: - أحجام العبوات المختلفة - الأحجام القياسية التي تقلل القطع - جداول التسليم - المواد البديلة ذات الأداء المماثل - شروط الإرجاع للعناصر غير المفتوحة - فواصل الأسعار عند مستويات الطلب الواقعية - المهل الزمنية للعناصر العادية - رسوم الشحن لكل كمية وهذا يمنح الفريق المزيد من الخيارات دون خلق ارتباك. أحتفظ بالبدائل المعتمدة في السجل. عندما لا تكون المادة الرئيسية متاحة، يمكن للفريق استخدام خيار تمت مراجعته بدلاً من إجراء عملية شراء متسرعة. الخطوة 6: فصل الجودة الأساسية عن الميزات المفضلة يجب أن يكون لكل متطلبات المواد سبب. أقوم بتقسيم المواصفات إلى ثلاث مجموعات: - مطلوبة للسلامة أو الوظيفة - مطلوبة للمظهر أو توقعات العملاء - مفضلة لأن الفريق معتاد عليها يمكن أن تكشف هذه المراجعة عن طرق آمنة للتحكم في تكاليف المواد. قد تكون هناك حاجة إلى تشطيب متميز لجزء مرئي يواجه العميل ولكنه غير ضروري للمكون الداخلي. قد يكون حجم الحزمة الخاص مفيدًا لمشروع ما ولكنه يهدر مشروعًا آخر. أنا لا أغير مادة لمجرد أنها أرخص. أقوم باختبار الخيار المقترح على نطاق صغير، والتحقق من النتيجة، ثم تسجيل القرار. الخطوة 7: امنح الفريق قواعد شراء بسيطة يؤدي التحكم في التكلفة إلى إبطاء العمل عندما تحتاج كل عملية شراء صغيرة إلى سلسلة موافقة طويلة. أستخدم قواعد واضحة مثل: - الموردين المعتمدين للمواد العادية - نموذج طلب قياسي - حد الإنفاق على العناصر الروتينية - مسار موافقة قصير للمشتريات غير العادية - قائمة مشتركة بالأسعار الحالية - شخص محدد لأسئلة المواصفات تساعد هذه القواعد الموظفين على اتخاذ قرارات روتينية دون انتظار اجتماع. كما أنها تسهل مراجعة عمليات الشراء غير العادية لأن السبب واضح. الخطوة 8: تتبع النتائج من خلال بعض التدابير المفيدة أفضّل مجموعة صغيرة من التدابير التي يمكن للأشخاص تحديثها بدون أعمال ورقية إضافية: - تكلفة المواد لكل وحدة مكتملة - نسبة النفايات - قيمة المخزون غير المستخدمة - عدد الطلبات السريعة - دقة تسليم المورد - معدل العيب أو إعادة العمل لا يكفي انخفاض سعر الشراء في حالة ظهور العيوب. إن انخفاض معدل الهدر لا يكفي إذا زاد تأخير التسليم. أنا أنظر إلى التكلفة والجودة وسرعة الفريق معًا. ولمراجعة شهرية بسيطة أسأل: - ماذا اشترينا؟ - ماذا استخدمنا؟ - ما الذي ضاع؟ - ما سبب الهدر؟ - ما هي مشاكل الموردين التي أثرت على الفريق؟ - ما هو التغيير الذي يجب أن نختبره بعد ذلك؟ وهذا يجعل المناقشة تركز على الحقائق بدلا من اللوم. عندما أساعد فريقًا على تقليل تكاليف المواد، أبدأ بالرؤية. أقوم بالتحقق من الاستخدام الفعلي، وإزالة النفايات التي يمكن تجنبها، ومقارنة تكلفة الشراء الكاملة، وحماية المتطلبات التي تحافظ على موثوقية العمل. غالبًا ما تأتي أقوى التوفيرات من مواصفات أفضل، وتخطيط أفضل للطلبات، وعدد أقل من القرارات المتسرعة. يستمر الفريق في التحرك لأن التحكم في التكاليف يصبح جزءًا من سير العمل بدلاً من مهمة منفصلة تضاف بعد ظهور المشكلات.

ومن الممكن أن يرتفع الإنفاق المادي دون سابق إنذار واضح. قد تؤدي بعض العناصر الإضافية في كل طلب، أو المخزون غير المستخدم في غرفة التخزين، أو التغيرات الصغيرة في الأسعار عبر العديد من الموردين إلى إنشاء فجوة كبيرة بين الميزانية المخططة والتكلفة النهائية. لقد رأيت فرقًا تركز على سعر الوحدة بينما تفتقد نمط الإنفاق الكامل. وهذا النهج يجعل الميزانية تبدو بسيطة، لكنه لا يفسر أين تذهب الأموال. تبدأ المراجعة الأفضل بعملية الشراء الكاملة. ### انظر إلى ما هو أبعد من سعر الوحدة لا يعني السعر المنخفض دائمًا انخفاض التكلفة الإجمالية. أتحقق من عدة أجزاء من كل عملية شراء: - سعر الوحدة - كمية الطلب - رسوم التسليم - تكلفة التخزين - نفايات المنتج - تكلفة الإرجاع أو الاستبدال - الوقت الذي يقضيه الموظفون في الطلب - التكلفة الناجمة عن التأخر في التسليم على سبيل المثال، قد يختار الفريق مادة تغليف أرخص من مورد يقع في مكان بعيد. قد يتم تعويض انخفاض سعر الوحدة من خلال ارتفاع رسوم الشحن وأوقات التسليم الأطول. إذا وصلت المادة متأخرة، فقد يحتاج الفريق إلى تقديم طلب ثانٍ من مورد آخر. الفاتورة تظهر فقط جزء من القصة. يحتاج الفريق إلى مراجعة التكلفة الكاملة لكل قرار شراء. ### مقارنة الاستخدام المخطط له مع الاستخدام الفعلي أطلب من الفريق مقارنة ثلاثة أرقام: 1. الاستخدام المخطط للمواد 2. المواد المشتراة 3. المواد المستخدمة في العمل المكتمل يمكن أن تكشف الفجوة بين هذه الأرقام عن مشكلة في الإنفاق. قد تخطط ورشة أثاث صغيرة لاستخدام 500 لوح من الخشب لطلب شهري. قام الفريق بشراء 540 ورقة بسبب خسارة القطع المتوقعة. إذا تم استخدام 505 ورقة فقط وبقيت 35 ورقة في المخزن، فإن الشركة لم تخسر كل هذه الأموال، ولكن الأموال النقدية مقيدة في المخزون. يمكن أن يحدث نفس النمط مع الملصقات أو الكابلات أو الطلاء أو المكونات الغذائية أو اللوازم المكتبية أو قطع الغيار. يجب أن تسأل المراجعة: - هل كانت المواد الإضافية مطلوبة؟ - هل اشترى الفريق المزيد بسبب الحد الأدنى من الموردين؟ - هل كانت المادة تالفة؟ - هل تغير نطاق المشروع؟ - هل يمكن للمخزون غير المستخدم دعم طلب آخر؟ تحول هذه الأسئلة القلق الغامض بشأن التكلفة إلى قضية عمل واضحة. ### التحقق من عادات الشراء عبر الفريق قد يقوم موظفون مختلفون بشراء نفس المادة من موردين مختلفين. وقد يستخدمون أيضًا أسماء منتجات أو أحجام أو وحدات تعبئة مختلفة. يمكن لشخص واحد أن يطلب 100 قطعة. وقد يطلب آخر 10 صناديق، كل صندوق يحتوي على 12 قطعة. ثم تبدو السجلات مختلفة حتى عندما تكون المادة هي نفسها. أفضل إنشاء قائمة مواد مشتركة تحتوي على: - اسم المنتج القياسي - الحجم والدرجة - تفاصيل المورد - وحدة القياس - سعر الشراء المعتاد - البديل المعتمد - متوسط ​​الاستخدام الشهري تعمل هذه القائمة على تقليل عمليات الشراء المكررة وتجعل مقارنات الموردين أسهل. كما أنه يساعد أعضاء الفريق الجدد على فهم ما يجب عليهم طلبه. ### مراجعة توقيت الشراء يمكن أن تتغير أسعار المواد، لكن الشراء مبكرًا قد يخلق مشكلة مختلفة. قد يبقى المخزون غير مستخدم، أو تنتهي صلاحيته، أو يتلف، أو يشغل المساحة اللازمة للعمل النشط. قد يؤدي الشراء في وقت متأخر جدًا إلى الشحن السريع أو استبدال بديل أكثر تكلفة. أستخدم مراجعة بسيطة للمخزون: - المخزون الحالي - متوسط ​​الاستخدام الأسبوعي - المهلة الزمنية للمورد - الحد الأدنى للكمية الآمنة - طلبات العملاء المفتوحة - التغيرات المعروفة في الطلب يعتمد وقت الشراء المناسب على المادة. قد يدعم العنصر غير القابل للتلف ذو الاستخدام الثابت طلبًا أكبر. يحتاج المنتج ذو العمر الافتراضي القصير إلى تحكم أكثر صرامة. يمكن لجدول البيانات التعامل مع هذه العملية لفريق صغير. قد تستخدم الفرق الأكبر حجمًا برامج الشراء التي تربط سجلات المخزون بالطلبات. ### دراسة النفايات حسب المهمة غالبًا ما يتم تسجيل النفايات كرقم واحد كبير، مما يجعل من الصعب إصلاحها. أفضّل ربط النفايات بمهمة أو آلة أو منتج أو وردية عمل. قد تكتشف شركة الطباعة أن معظم نفايات الورق تأتي من حجم منتج واحد. قد يجد فريق البناء أن المثبتات غير المستخدمة قد تُركت في مواقع عمل معينة. قد تشهد شركات الأغذية المزيد من هدر المكونات في الأيام التي يصعب فيها تقدير الطلب. يمكن للفريق تسجيل: - نوع المادة - الكمية المهملة - سبب الهدر - منطقة العمل - التاريخ - الشخص أو العملية المرتبطة بالمشكلة. الغرض ليس إلقاء اللوم على العامل. الهدف هو العثور على نمط متكرر. قد يؤدي دليل القطع أو ملصق التخزين الأكثر وضوحًا أو دفعة الشراء الأصغر أو تقدير الطلب الأفضل إلى تقليل الخسارة. ### اطرح أسئلة أفضل على الموردين، ويجب أن تغطي مناقشات الموردين ما هو أكثر من السعر. أسأل عن: - فواصل الأسعار بكميات مختلفة - جداول التسليم - قواعد الحد الأدنى للطلب - المواد البديلة - حجم العبوة - معالجة العيوب - شروط الدفع - فترات مراجعة الأسعار قد يقدم المورد سعرًا أقل لطلب أكبر، ولكن هذا الخيار يكون منطقيًا فقط عندما يتمكن الفريق من استخدام المادة قبل أن تصبح مشكلة تخزين. كما أنه يساعد على مقارنة عدة عروض أسعار باستخدام نفس تفاصيل المنتج. تكون مقارنة الأسعار ضعيفة عندما يقتبس أحد الموردين كل قطعة ويقتبس آخر لكل كرتونة. ### تتبع مجموعة صغيرة من الأرقام المفيدة يمكن لعدد كبير جدًا من التقارير أن يبطئ الفريق. أبدأ عادةً بـ: - الإنفاق على المواد كحصة من المبيعات - تغيرات سعر الشراء - قيمة المخزون - المخزون الأقدم من فترة الاستخدام المخطط لها - كمية النفايات - عدد المشتريات الطارئة - الفرق بين الإنفاق المدرج في الميزانية والإنفاق الفعلي تساعد هذه الأرقام الفريق على اكتشاف الحركة دون إنشاء المزيد من العمل المكتبي عما تتطلبه المشكلة. قد تكون المراجعة الشهرية كافية للمواد المستقرة. قد تحتاج العناصر سريعة الحركة أو المكلفة إلى فحص أسبوعي. ### بناء عملية موافقة واضحة يمكن لعملية موافقة بسيطة أن تمنع الشراء غير المخطط له. يجب أن يوضح الطلب: - ما يحتاجه الفريق - سبب الحاجة إليه - الكمية المطلوبة - تاريخ الاستخدام المتوقع - المورد المفضل - التكلفة المقدرة - المخزون المتاح قد تتبع عمليات الشراء الروتينية الصغيرة عملية قصيرة. قد تحتاج المشتريات الكبيرة أو غير العادية إلى مراجعة ثانية من قسم الشؤون المالية أو العمليات أو مدير المشروع. أوصي أيضًا بمراجعة العملية عندما يستمر الأشخاص في تجاوزها. قد يشير هذا السلوك إلى نموذج بطيء أو سلطة غير واضحة أو معلومات مفقودة عن المخزون. يحكي الإنفاق المادي قصة حول كيفية قيام الفريق بتخطيط الإمدادات وشرائها وتخزينها واستخدامها. عندما أقوم بمراجعة الفواتير فقط، أرى النتيجة. عندما أقوم بمراجعة الطلب والهدر وشروط الموردين وعادات الفريق، أستطيع رؤية الأسباب. إن مراجعة التكلفة الأكثر فائدة لا تبدأ بـ "من أنفق أكثر من اللازم؟" يبدأ بـ "ما الذي تغير بين الخطة والاستخدام الفعلي؟" يمنح هذا السؤال الفريق مسارًا عمليًا نحو تحكم أفضل. اتصل بنا اليوم لمعرفة المزيد عن hubaiming: 12362375@qq.com/WhatsApp +8613856285869.

كريستوفر إم رايان (2023) إدارة تكلفة المواد في عمليات الشراء الحديثة إليانور جيه بروكس (2022) تقليل نفايات الإنتاج من خلال تخطيط أفضل للمخزون مارتن بي كولينز (2021) تحليل تكاليف الهبوط لقرارات الموردين والشحن صوفي أ تيرنر (2024) استراتيجيات عملية للتحكم في نفقات مواد التصنيع دانييل آر ميتشل (2020) قياس أداء الموردين والمشتريات الكفاءة أوليفيا ك بينيت (2023) ربط استخدام المواد بتباين الميزانية والتخطيط التشغيلي